Considerando que en la actualidad la mayor parte de las organizaciones llevan a cabo su gestión bajo un enfoque de procesos se hace imprescindible que como parte de la planeación estratégica se incluyan actividades como la elaboración del mapa de procesos y la planificación individual de los procesos.
Las entidades públicas tampoco están exentas de ello y por ende, desarrollan sus objetivos misionales basados en procesos delimitados y documentados.
Para el presente blog, que permite brindar un ejemplo de documentación de un proceso a través de un flujograma o diagrama de flujo, se ha escogido el Proceso de Reporte, Legalización y Cobro de Incapacidades que hace parte del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Educación Nacional:
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Dicho proceso, el cual sólo fue identificado plenamente y documentado hasta el año 2022, ha facilitado en la entidad, mantener un indicador confiable en torno a la cifra de ausentismos, y definir un marco de acciones ordenadas y lógicas a ejecutar, todo lo que ha permitido reducir la cartera con las EPS por concepto de incapacidades en alrededor de $100.000.000.
Se concluye de esta manera que la planificación y documentación de los procesos no sólo contribuye a identificar oportunidades de mejora y realizar los ajustes correspondientes, sino también a lo expuesto por Pardo Álvarez, J.:
- Capacitar al personal.
- Fijar roles y responsabilidades.
- Dimensionar recursos y tiempos de ejecución.
- Contribuir a la conservación de un repositorio de conocimiento.
- Mejorar la ejecución y los resultados de los procesos.
Referencias
Arias Gómez, J.J. (15 de junio de 2021). Aplicación de los conceptos en el sector real. Universidad Manuela Beltrán - Virtual. Recuperado de https://umb.instructure.com/courses/53538/files/9078876?module_item_id=2707488
Pardo Álvarez, J. M. (2017). Gestión por procesos y riesgo operacional: ( ed.). AENOR - Asociación Española de Normalización y Certificación. Recuperado de https://elibro-net.proxy.umb.edu.co/es/lc/biblioumb/titulos/53618
